Khóa luận tốt nghiệp
Chơng i
Lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh
nghiệp sản xuất
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL
trong doanh nghiệp
1.1.1. Vị trí của NVL trong quá trình sản xuất
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hóa, chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật
liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong
quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu
bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí các loại vật liệu thờng chiếm
tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó, việc
cung cấp NVL có kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình sản
xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Chất lợng NVL quyết định chất lợng sản
phẩm. Nói cách khác, NVL đóng một vị trí quan trọng trong việc tạo ra sản
phẩm.
Điều kiện cần và đủ để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết
phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động.
Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL là đối tợng lao động, là cơ sở
vật chất chủ yếu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí NVL thờng chiếm
tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và là 1 trong 3 chi phí cơ bản quan trọng để
tính giá thành sản phẩm (theo khoản mục). Nh trong sản phẩm công nghiệp, chi
phí NVL chiếm khoảng 50 - 60% chi phí sản xuất, trong sản phẩm chế biến chi
phí NVL chiếm 70 - 80%. Sự thay đổi giá trị NVL sẽ ảnh hởng đến chát lợng
cũng nh đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, rộng hơn nữa là ảnh hởng
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
3
Khóa luận tốt nghiệp
đến quá trình sản xuất sản phẩm. Do vậy, giảm chi phí NVL cả về mức tiêu hao
lẫn đơn giá sẽ có tác động không nhỏ tới giá thành sản phẩm. Nói cách khác, có
giảm đợc chi phí NVL mới giảm đợc chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó hạ giá
thành sản phẩm trong trờng hợp không làm thay đổi chất lợng sản phẩm.
Kể cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, NVL là một trong những yếu tố không
thể thiếu đợc trong quá trình tái sản xuất nào. Dới hình thái hiện vật, NVL biểu
hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động (TSLĐ), còn dới hình thái
giá trị NVL biểu hiện là vốn lu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ.
Do vậy quản lý NVL chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh
nghiệp. Tổ chức quản lý và sử dụng tốt, hợp lý NVL là rất cần thiết đối với bất
kỳ doanh nghiệp nào đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất.
1.1.2. Vai trò kế toán NVL trong tổ chức quản lý
sử dụng NVL
Để đạt đợc hiệu quả cao nhất trong tất cả các mục tiêu kinh doanh của
doanh nghiệp, kế toán với t cách là công cụ quản lý tài chính đắc lực đang ngày
một củng cố và hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp vơn tới mục tiêu đề ra. Bởi kế
toán là công cụ không thể thiếu đợc trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, kế
toán là khoa học thu nhận, xử lý cung cấp các thông tin tài chính trong doanh
nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Kế toán NVL cũng là việc ghi chép phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu, giá trị về
tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ, tình hình nhập xuất - tồn kho
của NVL.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc thờng xuyên liên tục
đạt hiệu quả cao, NVL phải đợc cung cấp đầy đủ, đúng chủng loại, mẫu mã,
chất lợng, quy cách sản phẩm một cách kịp thời. Kế toán NVL giúp cho
những nhà quản lý nắm bắt đợc thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh nói
chung của doanh nghiệp mình và các thông tin về tất cả các mặt của NVL nói
riêng nh: số lợng, chủng loại, mẫu mã, giá cả, thời hạn sử dung Từ đó đa ra
biện pháp tổ chức, quản lý, sử dụng thích hợp để quá trình sản xuất luôn nhịp
nhàng thông suốt và đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
4
Khóa luận tốt nghiệp
1.1.3. Yêu cầu của công tác quản lý NVL
Quản lý NVL là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệp
sản xuất. Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh đợc h hỏng mất mát, giảm
bớt rủi ro, thiệt hại trong quá trình sản xuất. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện
xác định kết quả kinh doanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ và
xác thực, đảm bảo tính trung thực khách quan thông tin trình bày trên các báo
cáo tài chính của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý NVL phải đảm bảo yêu
cầu chặt chẽ ở các khâu: thu mua, bảo quản, tiêu dùng và dự trữ:
- NVL là tài sản dự trữ sản xuất, liên tục biến động. Các doanh nghiệp th-
ờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp.
ở
khâu thu mua
đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và
chi phí thu mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp
với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
- Việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân,
đo, đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng vật liệu, tránh h
hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối
với NVL.
- Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở
các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá
thành sản phẩm, tăng thu nhập tích lũy cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu
này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật
liệu trong quá trình sản xuất.
-
ở
khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc bình thờng,
không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình
trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
5
Khóa luận tốt nghiệp
1.2. Nhiệm vụ và nội dung tổ chức công tác kế toán
NVL trong doanh nghiệp
1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán NVL
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán NVL trong doanh nghiệp sản
xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý của Nhà nớc và của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong
quá trình hoạt động sản xuất, cung cấp kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua
và sử dụng NVL.
1.1.2. Nội dung công tác kế toán NVL trong
doanh nghiệp
1.2.2.1. Phân loại NVL
Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác
nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại
vật liệu. Phân loại NVL là việc sắp xếp các loại NVL với nhau theo một đặc tr-
ng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý
và hạch toán chính xác.
Dới nhiều góc độ nghiên cữu khác nhau, tùy theo yêu cầu và trình độ
quản lý mà có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Có thể phân loại theo
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
6
Khóa luận tốt nghiệp
nguồn hình thành (mua ngoài hay tự sản xuất); theo quyền sở hữu; theo tính
năng lý hóa, quy cách phẩm chất; theo mục đích và nơi sử dụng Song trên
thực té cách phân loại phổ biến và thông dụng nhất là dựa vào vai trò công dụng
của NVL trong sản xuất. Theo cách phân loại này, NVL đợc chia thành:
NVL chính: là những NVL sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu
thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ngoài ra, thuộc NVL chính
bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.
Vật liệu phụ: là các vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đ-
ợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi
vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục
vụ cho lao động của công nhân viên chức.
Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình
sản xuất, kinh doanh.
Phụ tùng thay thế : là các chi tiết và phụ tùng dùng để sửa chữa và
thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB): bao gồm các vật liệu và
thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp
mua vào nhằm mục đích đầu t cho XDCB.
Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
Vật liệu khác: bao gồm các vật liệu còn lại ngoài các loại cha kể trên
nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng
1.2.2.2. Đánh giá NVL
Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo
những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, NVL phải đợc đánh giá theo giá
thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc loại NVL
đó. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp để đơn giản hóa việc hạch toán và ghi chép
hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình xuất vật t. Song
dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo đợc việc phản ánh
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
7
Khóa luận tốt nghiệp
tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực
tế.
a. Đối với NVL nhập kho
Do áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 1/1/1999 làm cho việc hạch toán giá
NVL đầu vào có sự thay đổi, cụ thể:
Đối với NVL mua ngoài: giá thực tế nhập kho từ giá mua ghi trên hóa
đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng các chi phí thu mua
thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp ) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc
hởng (nếu có).
Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ VAT thì giá trong hóa
đơn là giá mua cha có thuế VAT.
Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp thì là tổng giá thanh
toán.
Đối với vật liệu tự gia công chế biến: giá thực tế nhập kho là giá thực
tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến với số tiền phải trả cho ngời
nhận gia công chế biến, với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và
từ nơi đó về doanh nghiệp, các khoản hao hụt trong định mức
Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: giá thực tế nhập kho là giá
thỏa thuận do các bên xác định.
Đối với phế liệu: Giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu
hồi tối thiểu.
Đối với NVL đợc tặng, thởng: giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng
đơng cộng chi phí tiếp nhận (nếu có).
b. Đối với NVL xuất kho
Đối với NVL xuất dùng trong kỳ, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng
một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu
có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
8
Khóa luận tốt nghiệp
*
Phơng pháp giá đơn vị bình quân
: Theo phơng pháp này, giá thực tế
NVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ;
bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)
Giá thực tế = Số lợng * Giá đơn vị
NVL xuất dùng NVL xuất dùng bình quân
Trong đó:
Giá đơn vị bquân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
cả kỳ dự trữ Lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao. Hơn
nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết
toán nói chung.
Giá đơn vị bquân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
cuối kỳ trớc
Lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
Phơng pháp này dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động NVL trong kỳ song không chính xác vì không tính đến sự biến động của
giá cả NVL kỳ này.
Giá đơn vị bquân = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
sau mỗi lần nhập Lợng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Phơng pháp này khắc phục đợc những nhợc điểm của cả 2 phơng pháp
trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều
công sức, tính toán nhiều lần.
*
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO - First In First Out)
: Theo
phơng pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số
nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách
khác, giá thực tế của NVL mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế
NVL xuất trớc và do vậy, giá trị NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số
NVL mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn
định hoặc có xu hớng giảm.
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
9
Khóa luận tốt nghiệp
*
Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO - Last In First Out)
: Phơng
pháp này giả định những NVL mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc với ph-
ơng pháp trên. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát.
*
Phơng pháp trực tiếp (Phơng pháp giá thực tế đích danh)
: Theo ph-
ơng pháp này NVL đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ
nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh).
Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế của NVL đó. Phơng pháp này thờng
sử dụng với các loại NVL có giá trị cao và có tính tách biệt.
*
Phơng pháp giá hạch toán
: Theo phơng pháp này, toàn bộ NVL biến
động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn
định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang
giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất * Hệ số giá
(hoặc tồn kho cuối kỳ) dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) NVL
Trong đó:
Hệ số giá =
NVL Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVL chủ
yếu vào yêu cầu và trình độ quản lý. Đối với những doanh nghiệp có tình hình
nhập xuất NVL phức tạp thì đây là phơng pháp có hiệu quả.
1.2.2.3. Kế toán chi tiết NVL
a. Thủ tục nhập, xuất NVL
- Nhập kho NVL: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh
nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để mua NVL.
Trên cơ sở hợp đồng đã ký, nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp
tiến hành kiểm nghiệm trớc khi nhập kho, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho
gồm 3 liên (1 liên phòng kế hoạch giữ, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên cán bộ mua vật
t giữ). Thủ kho ghi số lợng thực nhập và cùng ngời nhập kho ký vào phiếu nhập
kho, sau đó giữ lại liên 2 để ghi thẻ trớc khi chuyển lên phòng kế toán.
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
10
Khóa luận tốt nghiệp
- Xuất kho: dùng cho sản xuất là mục đích chủ yếu. Phiếu xuất kho do bộ
phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong, phụ trách
bộ phận sử dụng, bộ phận cung ứng ký và giao cho ngời cầm phiếu xuống kho
lĩnh. Thủ kho ghi số lợng thực xuất của từng thứ NVL và ghi ngày - tháng - năm
xuất kho, sau đó cùng ngời nhận vật t ký tên vào phiếu. Thủ kho giữ lại liên 2
để ghi thẻ kho trớc khi chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 1 lu ở
bộ phận lập phiếu và liên 3 ngời nhận vật t giữ để ghi sổ bộ phận sử dụng.
b. Chứng từ kế toán sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành quy định số 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08 - VT)
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH)
- Hóa đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH)
c. Sổ kế toán chi tiết
Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết nào thì sử dụng sổ kế
toán chi tiết phù hợp:
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết NVL
- Bảng kê nhập, bảng kê xuất
- Bảng lũy kế nhập - xuất
- Báo cáo nhập - xuất - tồn
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
d. Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL
*
Phơng pháp ghi thẻ song song
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
11
Khóa luận tốt nghiệp
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn
NVL về mặt số lợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho
từng danh điểm NVL.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc
ghi chép của thủ kho trên thẻ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời
mang chứng từ về phòng kế toán, điền đơn giá tính thành tiền trên chứng từ sau
đó ghi số lợng, giá trị nhập kho, xuất kho vào sổ chi tiết vật t. Cuối tháng kế
toán căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng loại vật t.
Sơ đồ: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Đối chiếu, kiểm tra
: Ghi cuối tháng
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Nh ợc điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối
tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, có ít
chủng loại NVL, khối lợng nghiệp vụ nhập xuất ít.
*
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng thứ vật t và ghi chép tơng tự nh
phơng pháp thẻ song song.
Nguyễn Thị Hà Hải Trang
12
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn
Thẻ kho
Thẻ (sổ)
chi tiết NVL
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét