Sách học Powepoint
5
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
này;
- Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của
Powerpoint trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi
khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn;
- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao
gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó;
- Hộp ghi chú (note): giúp bạn lu những thông tin chú thích cho từng Slide. Điều
này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ đợc những thông tin xung quanh slide đó;
- Danh sách các Slide đã tạo đợc: cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó
chỉ bằng cách nhấn chuột.
Mặt khác, trong khi đang làm việc với Powerpoint bạn cũng có thể sử dụng một
trong các cách sau đây để tạo mới một tệp trình diễn:
- Mở mục chọn File | New ;
hoặc
- Nhấn nút New
trên thanh công cụ Standard;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.
Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới này:
Hãy gõ thông tin vào hai tiêu đề của slide này. Sở dĩ slide trên chỉ có 2 tiêu đề là do
việc bạn chọn mẫu slide ở hộp thoại New slide. Tuy nhiên bạn cũng có thể chọn các
mẫu slide khác cho phù hợp theo mục đích của mình. Sau khi gõ thông tin xong, nội
dung slide đầu tiên sẽ nh sau:
Sách học Powepoint
6
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
3. Trình diễn Slide
Bạn có thể sử dụng các tính năng trình diễn slide để kiểm định kết quả. Có nhiều
cách có thể mở đợc tính năng này:
- Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình:
hoặc
Nhấn lên đây để bắt
đầu trình diễn!
- Mở mục chọn Slide Show |
;
hoặc
- Bấm phím F5 trên bàn phím.
Màn hình trình diễn slide hiện ra trên toàn bộ màn hình nh sau:
Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc
nhấn phím Enter;
Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế bấm phím
ESC.
Sách học Powepoint
7
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa
Để ghi tệp trình diễn đang làm việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Save ;
hoặc
- Nhấn nút Save
trên thanh công cụ Standard;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
Sẽ có hai khả năng xảy ra:
Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi
một tệp tin mới:
Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name: rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi tệp
trình diễn.
Nếu tài liệu của bạn đã đợc ghi vào một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả
những sự thay đổi trên tài liệu sẽ đợc ghi lại lên đĩa.
Gõ tên tệp
tin vào đây!
B
ạ
n nên th
ự
c hiện thao tác
g
hi tài liệu vừa rồi thờn
g
xu
y
ên tron
g
khi làm việc, để tránh mất dữ liệu khi
gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.
5. Mở tệp trình diễn đ tồn tại trên đĩa
Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể làm theo một trong các
cách sau đâu:
- Mở mục chọn File | Open ;
Sách học Powepoint
8
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.
Hộp thoại Open xuất hiện:
Chọn tệp
trình diễn
cần mở !
Hãy tìm đến th mục nơi chứa tệp trình diễn cần mở. Chọn tệp, cuối cùng nhấn nút
để thực hiện mở tệp.
6. Thoát khỏi môi trờng làm việc
Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi trờng
làm việc Powerpoint:
- Mở mục chọn File | Exit;
hoặc
- Nhấn nút Close
trên tiêu đề cửa sổ Powerpoint;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
Sách học Powepoint
9
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
Chơng 2:
Xây dựng các slide
2.1 Quản lý các slides
2.1.1 Thêm một Slide
Để thêm một Slide lên tệp trình diễn đang mở, bạn làm nh sau:
Bớc 1: Mở mục chọn Insert |
hoặc bấm tổ hợp phím nóng
Ctrl + M. Hộp thoại New slide xuất hiện cho phép bạn chọn mẫu bố cục slide mới
này:
Bớc 2: Hãy chọn một mẫu slide rồi nhấn OK, một Slide mới đã đợc chèn lên
tệp trình diễn.
ý nghĩa một số biểu tợng trên hộp thoại New slide nh sau:
: Bạn có thể chèn một dòng văn bản đã đợc định dạng sẵn vào ô này;
:
Bạn có thể chèn dòng văn bản dạng Bullet;
:
Bạn có thể chèn danh sách dạng Bullet
:
Bạn có thể chèn một ảnh vào ô này;
:
Bạn có thể chèn một sơ đồ tổ chức
:
Bạn có thể chèn một biểu đồ (Chart)
:
Bạn có thẻ chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô này.
Sách học Powepoint
10
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
2.1.2 Di chuyển đến các Slides
Để di chuyển đến các Slide bạn có thể thực hiện theo 2 cách:
Cách 1: Dùng chuột, nhấn lên thứ tự Slide cần định vị đến ở danh sách các Slide
bên trái màn hình;
Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc ở bên phải màn hình.
Cách 1: Dùng chuột
chọn slide muốn
chuyển đến!
Cách 2: Dùng chuột
di chuyển thanh
cuộn dọc!
2.1.3 Xoá một slide
Để xoá một Slide ra khỏi tệp trình diễn, bạn làm nh sau:
Bớc 1: Nhấn phải chuột lên tên slide cần xoá ở danh sách các slide- bên trái
màn hình;
Bớc 2: Chọn Cut để xoá Slide này.
1. Nhấn
p
hải chu
ộ
t
2. Chọn Cut (hoặc nhấn
phím Delete)
Sách học Powepoint
11
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
2.2 Đa thông tin lên slide
2.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ
Trên Powerpoint, bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đa văn bản
(thông qua các Textbox) cũng nh đa các khối hình vẽ lên Slide
Cách sử dụng thanh công cụ này hệt nh sử dụng chúng trên phần mềm Word,
nên chúng tôi không đa ra chi tiết hớng dẫn ở đây:
2.2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh
Bạn cũng có thể chèn ảnh từ những tệp tin bởi mục chọn: Insert | Picture |
, hoặc từ th viện ảnh Clip Gallery của windows từ mục chọn: Insert
| Picture |
nh đã từng làm trên phần mềm Word.
2.2.3 Chèn bảng
Trên Powerpoint, để chèn một bảng dữ liệu (table) lên Slide bạn phải sử dụng
mục chọn Insert |
, tiếp theo qui trình xây dựng cấu trúc bảng, nhập nội
dung và định dạng bảng đợc diễn ra nh làm trên Word.
2.2.4 Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối
Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho slide, bạn mở mục chọn: View | Header
and Footer, hộp thoại sau đây xuất hiện giúp bạn xây dựng tiêu đề đầu, tiêu đề
cuối cho các slides:
Sách học Powepoint
12
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
Thẻ Slide cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề cuối của Slide nh:
- Thông tin ngày, giờ (Date and Time): Nếu bạn chọn mục
, thông
tin về ngày giờ có thể đợc đa lên tiêu đề cuối slide. Khi đó, nếu chọn Update
automatically- thông tin ngày giờ sẽ đợc tự động cập nhật lên tiêu đề đúng
theo ngày giờ trên máy tính; nếu chọn Fixed- bạn phải nhập vào một giá trị
ngày giờ cố định. Giá trị này sẽ không tự động đợc thay đổi theo ngày tháng.
- Nếu chọn mục
, máy sẽ tự động điền số thứ tự slide lên tiêu đề cuối;
- Nếu chọn mục
, bạn có thể gõ vào dòng văn bản hiển thị ở giữa tiêu
đề cuối slide;
- Nhấn nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho Slide hiện tại (slide đang
chọn);
- Nếu nhấn Apply All, thiết lập này sẽ đợc áp dụng cho tất cả các slides của tệp
trình diễn này.
Vị trí của 3 giá trị: Date/Time; Slide number và Footer trên tiêu đề cuối trang
nh sau (bạn xem ở ô Preview):
Foote
r
Slide numbe
r
Date and Time
Thẻ Notes and Handouts cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề đầu
và tiêu đề cuối trang in (thông tin này chỉ hiển thị khi bạn in ra máy in):
Sách học Powepoint
13
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
- Thông tin ngày, giờ (Date and Time): sử dụng tơng tự nh ở thẻ Slide;
- Header: nơi bạn có thể nhập dòng văn bản cho tiêu đề đầu trang (page);
- Nếu chọn
, cho phép chèn số thứ tự trang lên tiêu đề cuối trang in;
- Footer: nơi bạn có thể nhập vào nội dung tiêu đề cuối trang in;
- Nhấn nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho trang in hiện tại (trang
chứa slide đang chọn);
- Nếu nhấn Apply All, thiết lập này sẽ đợc áp dụng cho tất cả các trang in của
tệp trình diễn.
2.2.5 Màu sắc cho các thành phần trên slide (Color scheme)
Tính năng này giúp thay đổi bộ màu hiển thị thông thi trên các slide của tệp trình
diễn. Có rất nhiều bộ màu có thể chọn, mặt khác cũng có thể thay đổi màu sắc chi
tiết đối với từng loại thông tin trên slide một cách đồng bộ trên toàn bộ slide hoặc
chỉ cục bộ với slide đang chọn.
Để làm việc này, hãy làm theo các bớc sau đây :
Bớc 1: Mở Slide cần thiết lập trên cửa sổ thiết kế, kích hoạt thực đơn: Format |
Slide Color Schemes , hộp thoại Color Scheme xuất hiện :
Bớc 2: Thẻ Standard hiển thị danh sách các gam màu (Color schemes) mà bạn
có thể chọn cho các slide bằng cách nhấn chuột lên gam màu muốn chọn.
Mặt khác, thẻ Custom cho phép thiết lập lại màu sắc trên từng đối tợng của
mỗi gam màu. Cách sử dụng thẻ này nh sau:
Sách học Powepoint
14
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn
Luôn quan sát hộp này
để nhìn trớc kết quả đã
thiết lập!
- Dùng chuột nhấn lên mục cần thay đổi màu từ danh sách Scheme colors (hình
trên đang chọn mục Shadows- màu bóng);
- Nhấn nút Change Color hộp thoại chọn màu xuất hiện:
Bạn có thể chọn màu a thích cho mục
đang thiết lập (màu bóng) trên bảng màu
bằng cách nhấn chuột lên màu cần chọn.
Tiếp theo nhấn OK để chấp nhận màu vừa
chọn.
- Mỗi lần chọn xong màu, có thể xem kết quả ở hộp kết quả bên phải, góc dới
hộpt hoại.
Bớc 3: Nhấn nút Apply để thiết lập gam màu vừa chọn cho slide đang kích
hoạt. Nút Apply to All để thiết lập gam màu này cho tất cả các slide trên tệp trình
diễn đang mở. Nút Preview để xem trớc kết quả đang thiết lập trên các slide. Nút
Cancel để đóng hộp thoại và huỷ bỏ việc chọn gam màu mới.
2.3 Thiết lập hiệu ứng trình diễn
Một trong những điểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiết lập các hiệu ứng
động (Animation effect). Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide của bạn sẽ đợc
sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút ngời theo dõi hơn. Tuy nhiên cái gì cũng có
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét