Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo.
Với hệ thống kiểm tra này doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình thu thập thông
tin đầu vào và thông tin hoạt động đáy ứng một số yêu cầu sau:
Phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng nh các đầu vào
và những quá trình quan trọng.
Xây dựng mô hình hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra
thông qua những hoạt động nhất định.
Đảm bảo mối liên hệ thờng xuyên giữa đầu vào, đầu ra của hệ thống.
Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào, đầu ra so với kế hoạch
và ảnh hởng của chúng tới kết quả cuối cùng.
Tiến hành các tác động kịp thời lên các yếu tố của hệ thống dể điều chỉnh
những sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.
1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra.
Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều vơn tới mục tiêu xây dựng một hệ
thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch
đặt ra. Hệ thống đó cần đáp úng các yêu cầu:
1.4.1. Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo kế hoạch.
Hệ thống kiểm tra phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua
hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến của quá trình thực
hiện kế hoạch.
1.4.2. Hệ thống kiểm tra phải đồng bộ.
Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lợng của cả quá trình chứ không phải chỉ
quan tâm đén chất lợng cuối cùng của hoạt động.
5
Đầu vào
Hệ thống
kiểm tra
Quá trình
thực hiện
Đầu ra
1.4.3. Kiểm tra phải công khai, chĩnh xác, khách quan.
Việc kiểm tra phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp
thời. Tránh thái độ định kiến, không công bằng, u thành tích.
1.4.4. Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong doanh nghiệp.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
- Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu tổ chức và con ngời trong doanh
nghiệp.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị.
- Kiểm tra phải đơn giản, tạo điều kiện cho cá nhân sử dụng kinh nghiệm, sự
kháo léo của mình để hoàn thành công việc đợc giao.
1.4.5. Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.
Hệ thống kiểm tra phải cho phép tién hành đo lờng đánh giá, điều chỉnh các
hoạt động một cách có hiệu quả cũng nh áp dụng nhiều phơng pháp kiểm tra
khác nhau đối với cùng một đối tợng.
1.4.6. Kiểm tra cần phải hiệu quả.
Theo nghĩa, kiểm tra có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những
sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với mức chi phí thấp nhất.
1.5. Hệ thống kiểm tra.
Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm những con ngời, phơng pháp công cụ để
thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của quá trình kiểm tra: giám sát hoạt động, đo
lờng, đánh giá hoạt động và tiến hành điều chỉnh.
1.5.1. Quá trình kiểm tra.
Một quá trình kiểm tra phải bao gồm các công việc: xác định hệ thống tiêu
chuẩn kiểm tra, thu thập thông tin đấnh giá các hoạt động và có các biện pháp
điều chỉnh nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có, đảm
bảo cho doanh nghiệp đi đúng mục tiêu đã định.
6
Sơ đồ: Quá trình kiểm tra.
1.5.2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra.
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh
nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu
quả.
Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản
Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con ngời. Mục tiêu
là tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thớc đo sự thành công của các kế
hoạch; là căn cứ đánh giá két quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ
hoàn thành nghĩa vụ đợc giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân.
Các tiêu chuẩn thực hiện chơng trình
Các xhỉ tiêu chất lợng đối với sản phẩm, dịch vụ .
7
Xác định hệ thống
tiêu chuẩn kiểm tra
Đo lờng và đánh giá
hoạt động
Tiến hành điều chỉnh
nếu cần thiết
Không cần điều
chỉnh
Sự thực hiện
hoạt động, phù
hợp với tiêu
chuẩn
Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản
phẩm.
Các tiêu chuẩn về vốn : là cơ sở đánh giá sự đầu t và hiệu quả sử dụng
vón kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu thu nhập.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn doanh nghiệp cần chú ý lợng hoá các tiêu chuẩn
kiểm tra về dạng định lợng; tối thiểu hoá các tiêu chuẩn cũng nh đảm bảo sự
linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
1.5.3. Đo lờng và đánh giá sự thực hiện.
Đo lờng sự thực hiện.
Việc đo lờng sự thực hiện các hoạt động đợc tiến hành tại các điểm kiểm tra
thiết yếu và khu vực hoạt động thiết yếu. Không chỉ đo lờng các yếu tố đầu vào
của quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đo lờng trong từng giai đoạn
hoạt động, những dáu hiệu và thay đổi có thể ảnh hởng đến kết quả hoạt động
để có tác động điều chỉnh kịp thời.
Đánh giá sự thực hiện các hoạt động.
Dựa trên những tiêu chuẩn đã đợc vạch ra doanh nghiệp cần tiến hành xem xét
sự phù hợp giữa thực hiện với kế hoạch. Nếu có bất kỳ một sai lệch nào trong
quá trình thực hiện thì các nhà quản trị phải tiến hành phân tích các nguyên
nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động cảu doanh
nghiệp để đi tới kết luận có cần điều chỉnh hay không và tién hành xây dựng ch-
ơng trình điều chỉnh nếu cần.
1.5.4. Điều chỉnh các hoạt động.
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục
những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm
không ngừng cải tiến hoạt động.
1.6. Các kỹ thuật kiểm tra.
Ngày nay với sự tin bộ của khoa học quản lý và sự xuất hiện những công cụ
hiện đại, hàng loạt các công cụ phơng tiện đã ra đời đáp ứng yêu cầu nâng cao
hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh.
2.3.1. Các công cụ kiểm tra truyền thống.
Các dữ liệu thống kê.
8
Dữ liệu thống kê phản ánh rõ ràng nhất kết quả thực hiện kế hoạch trong từng
lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nh:
- Tình hình lãi - lỗ trong sản xuất kinh doanh.
- Doanh số bán hàng
- Giá cả
- Chi phí
- Khả năng thu hồi vốn đầu t
- Năng suất
- Tình hình sản xuất sản phẩm
Qua phân tích các dữ liệu thống kê sẽ cho ta thấy xu thế vận động của các sự
vật hiện tợng. Chính vì vậy nó là công cụ hữu hiệu của kiểm tra.
Các bản báo cáo kế toán tài chính.
Báo cáo kế toán tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài
chính nh tài sản, vốn, công nợ cũng nh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh
nghiệp.
Các báo cáo tài chính đợc sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm
và dịch vụ vào, ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ cơ bản để giám sát ba
điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp:
- Khả năng thanh toán
- Điều kiện tài chính chung
- Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp
Hình thức của các báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán:
Phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất
định. Thông qua bảng cân đối kế toán có thể đánh giá một cách tổng quát tình
hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế,
tài chính của doanh nghiệp.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm l-
ợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh của doanh nghiệp trong một
thời kỳ nhất định
9
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ:
Báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi
tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động
đầu t và hoạt động tài chính.
Báo cáo lu chuyển tiển tệ là công cụ kiểm tra rất quan trọng vì chúng thể hiện
khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
- Ngân quỹ
Ngân quỹ của doanh nghiệp thể hiện sự biến dộng lu lợng tiền mặt của doanh
nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tuy nhiên để kiểm tra bằng ngân quỹ có
hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác lập đợc những tiêu chuẩn hợp lý để dựa
vào đó, các chơng trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động,
chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về các nguồn lực khác Đồng thời doanh
nghiệp cũng phải có một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết đợc
các ngân quỹ đang và sẽ đợc thực hiện nh thế nào.
- Các báo cáo và phân tích chuyên môn.
Tài liệu này thờng đợc sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan
trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nhờ các báo cáo và phân tích chuyên môn
các nhà quản trị có thể phát hiện đợc những nguyên nhân sâu xa của những sai
lệch mà không một báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ và dự báo đợc
những vấn đề càn giải quyết, những cơ hội cần tận dụng.
2.3.2. Các công cụ kiểm tra hiện đại.
Phơng pháp đánh giá và kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc theo sơ
đồ mạng.
Lập ngân quỹ cho chơng trình mục tiêu
1.7. Các công cụ và phơng tiện kiểm tra.
Ngoài các công cụ kiểm ra thông thơng nh các hệ thống biểu mẫu, văn bản báo
cáo, ngày nay trong doanh nghiệp còn sử dụng những phơng tiện hiện đại nh
điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo
dõi đo lờng chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý
II. Điều chỉnh và phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh
nghiệp.
2.1. Khái niệm điều chỉnh.
10
Điều nhỉnh là việc phát hiện các sai lệch tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa
thực hiện với mục tiêu ; từ đó đa ra các giải pháp để xoá bỏ sai lệch.
Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những bớc sau:
Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu.
KHi tiến hành điều chỉnh các nhà quản trị phải tính tới hậu quả sau khi
điều chỉnh.
Nguyên tắc cơ bản của điều chỉnh là tránh để lỡ thời cơ , tránh bảo thủ.
Phải căn cứ vào tình hình thực tế mà kết hợp các phơng pháp điều chỉnh
cho hợp lý.
Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chơnh trình điều
chỉnh trong đó chỉ rõ:
- Mục tiêu của của điều chỉnh.
- Nội dung điều chỉnh.
- Ngời tiến hành điều chỉnh.
- Biện pháp công cụ để điều chỉnh
- Thời gian điều chỉnh
Các quyết định điều chỉnh cũng chỉ là một quyết định thờng xuyên xảy ra
trong quản trị nhng đôi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhng kịp thời
cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả cao.
Thông thờng điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của
đối tợng quản trị và cũng có thể làm thay đổi cả mục tiêu kế hoạch của doanh
nghiệp nếu hoạt động kiểm tra chỉ ra sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với
tình hình mới.
2.2. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.
2.2.1. Khái niệm thông tin.
Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tợng
trong sự tơng tác và vận động của chúng
Thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, đợc
thu nhận, đợc cảm thụ và đợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định
hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh.
11
Có thể nói thời đại ngày nay là thời đại của thông tin với vô vàn kênh truyền tin
khác nhau. Các nhà quản trị muốn tổ chức điều hành thành công doanh nghiệp
của mình thì nhất thiết phải thiết lập đợc một hệ thống truyền tin trong doanh
nghiệp, đảm bảo sự phối hợp hoạt động cũng nh để ra các quyết định sản xuất
kinh doanh có hiệu quả .
2.2.2. Quyết định quản lý.
Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp nhằm
định ra mục tiêu, chơng trình và tiêu chuẩn hoạt động của doanh nghiệp , để
giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động
khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ
thống và môi trờng.
2.2.3. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.
Trong một hệ sản xuất kinh doanh cần thiết phải xây dựng đợc một mạng lới
thông tin liên lạc giữa các bộ phận cũng nh đảm bảo cho chủ doanh nghiệp có
thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể đa ra
những quyết định quản lý phù hợp. Thông thờng các phân hệ thông tin gồm có:
- Phân hệ thông tin điều khiển hệ thống
- Phân hệ thông tin điều chỉnh.
Ngoài ra còn có phân hệ thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho lãnh đạo
cũng nh những cán bộ quản lý trong doanh nghiệp.
Kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi cán bộ quản trị kinh doanh phải hết
sức nhạy bén linh hoạt trong việc ra các quyết định. Chính vì vậy việc xây dựng
và hoàn thiện hệ thống thông tin điều chỉnh không chỉ là một yêu cầu mà còn là
đòi hỏi của bất cứ một nhà lãnh đạo nào.
Sơ đồ hệ thống thông tin điều chỉnh
12
Mục tiêu Tham mu
Lãnh đạo
Quyế
t định
X
L
V
HQ Hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh
Giải thích sơ đồ:
Hạch toán kế toán
Hạch toán thống kê
Quyết định điều chỉnh
Qua sơ đồ trên ta có thể thấy: muốn có đợc các quyết định điều chỉnh thì doanh
nghiệp nhất thiết phải sử dụng thành thạo hai công cụ: hạch toán kề toán và
hạch toán thống kê. Những thông tin về các nguồn lực đợc sử dụng vào quá
trình sản xuất kinh doanh ngay từ đầu phải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ
đảm bảo chất lợng cũng nh sự phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đa ra.
Không chỉ kiểm soát đầu vào, tất cả những thông tin trong quá trình diễn ra các
hoạt động của doanh nghiệp cũng đợc mã hoá, thống kê, đối chiếu với kế hoạch
đặt ra. Nguồn thông tin này lu chuyển từ cấp quản lý thấp nhất cho đến các cấp
quản lý cao hơn. Thông tin qua xử lý tại bộ phận tham mu cho lãnh đạo sẽ đợc
chuyển lên cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu có bất cứ sai sót nào xảy ra trong suốt
quá trình hoạt động từ cung ứng đầu vào cho đến kết quả cuối cùng thì cán bộ
quản trị phải đa ra các quyết định điều chỉnh, tác động vào hệ sản xuất kinh
doanh, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra.
Các công cụ sử dụng trong phân hệ thông tin điều chỉnh: hạch toán kế
toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh
muốn phát huy tối đa lợi ích của chúng buộc doanh nghiệp phải xây
dựng đợc một hệ thống kế toán tài khoản thống nhất, linh hoạt và gọn
13
Hệ sản xuất kinh
doanh
H
Q
L
X
V
Sản
xuất
nhẹ. Bởi lẽ, các công cụ này không chỉ thống kê về số lợng, chủng
loại các yếu tố đầu vào mà chúng còn cho phép kiểm soát đợc tình
trạng hiện tại cũng nh khả năng đáp ứng đối với các yêu câu sản xuất
đặt ra. Không những thế, với khả năng kiểm soát thờng xuyên việc sử
dụng các yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất còn giúp cho doanh
nghiệp nắm bắt đợc hiện trạng và hiệu quả sử dụng chúng. Tất cả
những thông tin liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh sẽ đợc
thu nhận và chuyển cho bộ phận liên quan. Sau khi đã đợc xem xét sơ
bộ, những thông tin này sẽ đợc chuyển cho cấp quản lý cao hơn để
đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời kỳ của doanh
nghiệp. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp sau khi tiếp nhận thông
tin và tiến hành đối chiếu, kiểm tra, xem xét tính chính xác cũng nh
mức độ sai lệch của hiện tợng so với mục tiêu, thảo luận với ban tham
mu và tiến hành ra các quyết định điều chỉnh. Nói chung việc ra các
quyết định điều chỉnh cũng nh các quyết định khác, để đảm bảo tính
hiệu quả của quyết định thì doanh nghiệp nhất thiết phải xác lập một
hệ thống thông tin chính xác, toàn diện, bao quát mọi mặt hoạt động
của doanh nghiệp. Hoạt động điều chỉnh đôi khi chỉ là một điều chỉnh
nhỏ không ảnh hởng gì lớn đến hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên
có những quyết định điều chỉnh có khi làm thay đổi hẳn mục tiêu hoạt
động của tổ chức. Chính vì vậy các nhà quản trị phải hết sức thận
trọng khi đa ra một quyết định diều chỉnh, đặc biệt là quyết định điều
chỉnh hẳn mục tiêu chiến lợc của doanh nghiệp.
Phần 2
ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu
thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện
các quyết định sản xuất kinh doanh tại công
ty LGIS - VINA.
I. Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA.
1.1.Sự ra đời và phát triển
1.1.1.Sự ra đời
Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG-VINA
Tên giao dịch quốc tế: LGIS-VINA
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét